4 tips voor een gastvrije afwezigheidsassistent

Het is vakantietijd! De berichten van de afwezigheidsassistent schieten weer je mailbox in. De out-of-office reply is een goede test op de gastvrijheid. Want zeg nou eerlijk, hoe gastvrij vind jij bovenstaand bericht? De boodschap is duidelijk, maar niet heel gastvrij. Een gemiste kans. Dat kan toch anders?! Hierbij krijg je 4 tips om je afwezigheidsmail een gastvrije boost te geven.

“Beste lezer, ik ben afwezig tot 3 augustus. Uw bericht wordt niet gelezen en niet beantwoord. Gr.”

Een goede openingszin doet wonderen. Niet alleen in de kroeg wanneer je iemand wilt versieren, maar ook in de mail. De mailbox staat al vol genoeg met saaie standaard berichten, toch? Maak de eerste zin open, sociaal en persoonlijk. Bijvoorbeeld:

1. Bedankt voor je mail. Op het moment ben ik aan het genieten van mijn vakantie en ben binnenkort met nieuwe energie klaar om je vraag te beantwoorden.
2. Wat leuk dat je mailt. Ik ben een paar dagen vrij. Daardoor ben ik tijdelijk minder goed bereikbaar en zal een reactie iets langer op zich laat wachten dan normaal.
3. Helaas, ik kan je mail nu niet beantwoorden. Ik ben ergens op het strand aan het genieten van een welverdiende vakantie.

Vanaf wanneer ben je weer aanwezig? Dat klinkt positiever dan tot wanneer je afwezig bent. Lees en beantwoord je in de tussentijd wel of niet je mail? Benoem vooral wat er wél mogelijk is. Het lijkt heel simpel en dat is het ook. Precies dezelfde boodschap, maar dan de positieve variant. Je boodschap komt veel beter over.

De meeste vragen kunnen prima wachten tot na je vakantie. Maar wat als de ander haast heeft en door jouw mail met de handen in het haar zit? Het is gastvrij om een optie toe te voegen. Zoals: “Mijn collega’s zijn wel goed bereikbaar. Bel of mail ze gerust via (telefoonnummer en e-mailadres).”

Alhoewel “gr.” een gangbare afkorting is voor “groeten”, lees je alsnog “grrrrrr”. Alsof een boze beer je aan het bang maken is. Hoeveel moeite is het om iemand iets positiefs te wensen? Een seconde? Sluit elke mail af met een positieve wens en schrijf deze gewoon helemaal uit. Geen afk. Bijvoorbeeld: “Ik wens je een zonnige dag”, “Ik wens jou ook een fijne vakantie” of “Fijne dag en tot graag tot ziens.”

Over Laura de la Mar

Laura de la Mar zet zich als gastvrijheidsstrijder in om mensen bewust te maken van de kracht van gastvrijheid en te helpen om gastvrije teams en bedrijven te creëren. Met veel passie en bevlogenheid helpt ze als trainer, coach, adviseur en spreker mensen uit diverse branches om gastvrijheid te ontwikkelen en borgen, leiderschap te ontwikkelen en teams in beweging te krijgen. Laura is daarnaast auteur, trotse eigenaar van Gastvrijheid in Bedrijf en oprichter van de Gastvrijheid in Bedrijf Community.

“Gastvrijheid is de rode draad en grootste passie in mijn leven. Ik heb echt de leukste baan ter wereld! Hoe gaaf is het als je mensen elke dag mag inspireren en helpen om zelf het verschil te maken. Gastvrijheid is de sleutel tot succes voor mensen en bedrijven.”

Bekijk hier het profiel van Laura.