Wereldcafé: tot de essentie met een borreltje erbij

Wanneer wordt tijdens bijeenkomsten de meest interessante informatie uitgewisseld? In de pauze en tijdens de netwerkborrel. Waarom? De officiële agenda vervalt, mensen zoeken elkaar op in kleine groepjes en de aanwezige hiërarchische verschillen worden minder. Mensen maken gebruik van de geboden ruimte om een goed gesprek aan te gaan.
Omdat deze gesprekken zich vaak voordoen aan de randen van een bijeenkomst, blijven de resultaten ook daar. Willen wij optimaal gebruik maken van deze resultaten, is het zaak ervoor te zorgen dat de ruimte voor een goed gesprek binnen een bijeenkomst wordt geboden. Één van de mogelijkheden hiervoor, is het wereldcafé.

Wat is het wereldcafé?

Het wereldcafé is een werkvorm waarin de caféachtergrond zoveel mogelijk wordt benaderd. Groepjes van maximaal 4 tot 5 mensen bespreken vragen die er echt toe doen. Dit kunnen vragen over het leven zijn, het werk of de gemeenschap van de deelnemers aan het gesprek. Het gaat bij een wereldcafé om het delen van kennis en het stimuleren van innovatief denken. Diepteverkenningen bij serieuze uitdagingen en mogelijkheden.

Ook voor een concretere vraagstelling werkt deze opzet goed. Het verkennen van de mogelijkheden voor een projectopzet of de evaluatie van een project zijn heel geschikt om in deze werkvorm te gieten. Zolang de vragen die er toe doen voor het onderwerp helder zijn en de organisator van het wereldcafé bereid is de resultaten te accepteren, ook al weet hij of zij niet van te voren welke resultaten dit zullen zijn.

Hoe werkt het wereldcafé? 

In de ruimte zijn café tafels opgesteld. Aan elke tafel is plaats voor 4 tot 5 personen. Elke tafel is bedekt met flip-over vellen die dienst doen als tafelkleed en is voorzien van voldoende merkstiften. Per tafel wordt een (deel-)vraag besproken. Als ‘finishing touch’ wordt de betreffende (deel-)vraag aangeboden in een menukaarthouder. Vergeet ook hapje, drankje en het -niet storende- achtergrondmuziekje niet.

De deelnemers schuiven aan bij de tafels waar zij de meeste affiniteit mee hebben. In rondes van minimaal 30 minuten bespreken zij het thema met hun tafelgenoten. Na elke ronde zoeken zij een nieuwe tafel. Zij leggen verbanden tussen de verschillende vragen doordat zij de inzichten uit eerdere rondes meenemen naar de volgende rondes. Alle deelnemers schrijven de inzichten en ideeën direct op de tafelkleden.

Elke tafel heeft een gastheer of –vrouw die voor de aangename sfeer zorgt. De gastheer/–vrouw blijft aan tafel als de overige gasten verder gaan in een volgende ronde. De gastheer of -vrouw verwelkomt de nieuwe deelnemers. Aan de hand van de notities op de tafelkleden geeft de gastheer of -vrouw een korte impressie van de inzichten van de vorige ronde en moedigt de nieuwe gasten aan om door te praten over deze impressies en het tafelkleed verder te beschrijven.

Aan het einde van de rondes zorgen de gastheren of  -vrouwen voor de verbinding tussen de verschillende tafels tijdens een plenaire terugkoppeling door alle tafelkleden op te hangen en deze te bespreken. Elke ronde in een wereldcafé duurt minimaal 30 minuten.

Bij een minimale inzet van twee ronden en een afsluitende plenaire ronde, duurt een wereldcafé minimaal anderhalf uur. Het is niet geschikt voor kortere bijeenkomsten. Om mensen ook een keuze uit verschillende vragen te kunnen bieden, zijn minimaal drie tafels nodig bij twee ronden wereldcafé. Een bezetting van 4 tot 5 mensen, maakt dat het wereldcafé geschikt is voor groepen vanaf 12 deelnemers.

Resultaat van de borrelpraat?

De resultaten uit een wereldcafé zijn de verbonden inzichten uit de plenaire bijeenkomst. Net als bij elke andere werkvorm, maakt de evaluatie onderdeel uit van het wereldcafé. Als onderdeel van de plenaire ronde, kan het helpen bij het leggen de verbanden tussen de verschillende tafels. Vragen die dan gesteld kunnen worden zijn:

  • Wat waardeerde je het meest aan deze café-conversatie?
  • Wat van wat je hebt gehoord, had echte betekenis voor je?
  • Wat verbaasde je? Wat daagde je uit?
  • Is er iets dat we nog niet zien? Waar nog meer duidelijk over nodig is?

Door te zorgen dat tijdens een bijeenkomst de sfeer voor een goed gesprek wordt gecreëerd, kunnen de resultaten uit deze gesprekken gedeeld worden met alle deelnemers. Hierdoor ontstaan nieuwe inzichten en verbindingen. Misschien wel meer als bij een ‘standaard’ opzet. Het enige wat het vraagt is een goede voorbereiding en vertrouwen in de goede afloop.

De 7 café-regels

  1. Focus op wat belangrijk is
  2. Deel wat erin je hoofd speelt
  3. Spreek vanuit je denken en voelen
  4. Luister om te begrijpen
  5. Verbind ideeën met elkaar
  6. Zoek samen naar inzichten en diepere vragen
  7. Schrijf op het ‘tafelkleed’

Benieuwd naar meer werkvormen? Klik dan hier.